05. 社内会議…メイソウの時間

 社内会議は、経営者も社員も不満を抱える日系企業の重要活動の一つ。

 経営者は「いつもオレばかりしゃべって、彼らはぜんぜん意見を言わないし、結論を出そうともしない」と不満。社員たちは「この会社、会議が多すぎる。けっきょく会議をしても決まらないんだから、最初から老板(ボス)が決めればいいのに。無駄な時間ばかり取られてやってられない」と文句。

 誰も納得感のないまま、膨大な時間とコストを割いているのが社内会議です(参加者の時間あたり人件費×参加者数×時間)。会議の生産性 の低さは、いくつかの指標を見れば分かります。

□欠席者の数
□遅刻者・途中退出者・離席者の数
□携帯電話持ち込み・使用者の数

 これらが目立つ会議は、廃止するか人数を大幅に減らすべき。形だけ真面目な参加を強制してもダメです。「会議に参加しろ、他のことはするな」と命じると、彼らは「瞑想」に入ります。居眠りするとボスに怒られるため、目はつぶらない。でも自分の世界に入って静かに時が過ぎるのを待つ。個人的には素晴らしい精神修養ですが、会社の発展成長への貢献度はたぶんゼロです。

 ではどうするか。ボスの本気度を示す。参加ルールを厳格化する。司会者のファシリテート力(ゴールを共有し、場の議論や思考を刺激し、ゴールに到達できるよう導く技術)を磨く。毎回結論を出し切る。主催側の工夫と改善がない限り、会議は迷走し続けます。

2018.08 BizChina誌

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