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【メール相談】病気休暇の管理について

病気休暇の管理について

Q:

病気休暇の管理に悩んでいますが、何かアドバイスがありますか。

 

A:

問題従業員の管理を厳格化すると病気休暇に逃避するというのは、非常に多く見られる現象です。

病気休暇は、法律で一定の保護を受けるため、各社とも対応に苦慮されますが、労災とは違って管理の工夫余地はあります。

通常、推奨させていただいている対応方法を整理させていただきます。

 

●病気休暇の管理ポイント

□申請管理を厳格化する
□医療期カウント管理を厳格化する
□病休をアンタッチャブルにしない

順にコメントします。

 

■申請管理を厳格化する

①申請ルール(提出書類を含む)を厳格化する
#提出書類の例
・診断書
・受付時に発行される《掛号》
・医師が診察時に記入する《病歴》
・薬・点滴等の《費用支払領収書》
・検査結果
②事前申請を徹底する
③自ら申請を徹底する(会社から毎回催促しない)

■医療期カウント管理を厳格化する

④医療期・累計病休期間を台帳で厳格管理する
⑤医療期を使い切った時点で即座に出社を求める

■病休をアンタッチャブルにしない
#必要に応じて以下のような対応を取り、病休が聖域化・野放し化しないよう牽制します。

⑥受診時の付き添い(医師への注意喚起にも)
⑦家に見舞う(実態確認)
⑧会社指定病院での受診要求(癒着・偽病対策)
⑨病院/医師の訪問・情況確認(偽申請対策)

これらの方法を通じて、真正の病気で休暇取得する人以外への牽制・監督・管理強化を図ります。

弊社会員企業さんでは、方法⑨により、病休を不正取得した妊娠中の従業員の解雇に成功したケースもあります。

当時、妊娠中の従業員がよく病休を取っており、情況を疑った会社の人事担当者が本人提出の診断書を持って病院に行って情況確認しました。

その結果、診断書がその病院で発行されたものではないと判明されました(診断書に押された印がその病院の印と一致しませんでした)。

病院に「この診断書は当病院で発行したものではない」と証明する書類を出してもらいました。

会社はこの証明に基づき当該従業員を解雇しました。

 

会社が病院に行く際は、留意点として、人事担当者以外に、できれば工会メンバー1名も同行した方がよいです。

工会メンバーの同行が難しい場合、人事担当者2名で一緒に行っても構いません。複数名で行く方と互いに実際の情況を証明することができます。

 

病休従業員の対応は、緻密な管理が鍵になりますので、それぞれの情況に応じて、対応を検討していただければと思います。

 

病休管理全体について、Zoom会合などでご説明することもできますので、仰有ってください。

 

【メール相談】中国の監事について

中国の監事について

Q:

監事というのは、日本での監事と、職務は同じでしょうか。日本の監事との違いがあれば、お教えください。

 

A:

中国の監事についてコメントさせていただきます。

●中国の監事について

日本と中国の監事に関する法規定を調べたところ、監事の位置づけについては両国で概ね同じでしたが、実務上の運用に違いがあります。

中国では、国有企業や上場企業の一部では監事制度が厳格に運用されており、その監事・監事会は法律で定められた職務を遂行しています。

このほか、弊社が調べた範囲では、外資系企業で監事会を設置しているところは比較的少なく、その多くは工商登記上の要件を満たすため形式的に1〜2名の監事を設置しています。

日常の経営活動において規定に則って監事の職務を執行することは少ないと思われます。

 

●監事の人選について

中国の「公司法」では、董事および上級管理職は監事を兼任できないと規定されており、誰が監事を務めるべきかという点については明確的な規定がありません。

これについて当局に照会したところ「監事の国籍や居住地は問わない」「会社の従業員以外でも構わない」との回答を得ました。

したがって、監事を決定する際は、その人が董事や上級管理職でないことを守っていただければ十分です。

 

以上、監事に対するご質問に回答させていただきました。

他にも確認点がありましたら、遠慮なく仰有ってください。

 

【メール相談】従業員の契約終止について

従業員の契約終止について

Q:

契約一回目の従業員と労働契約を更新しないと考えていますが、以下のことについて確認したいです。

○本人への通達時期(契約期間は2月10日までです)
○契約解除を行う上での留意事項
※退職後、取引先等への情報漏洩などの懸念もあるため、防止対策などあればご教示頂きたくお願い致します。

 

A:

社員が退職する際の秘密漏洩防止を含めた主な注意点を以下にまとめました。

●契約不更新の事前通知について
─────────────────────────────

■通知のタイミング

固定労働契約の満了何日前までに、契約を更新しないと通知する必要があるかについて法的規定はありません。

実務では二つの考え方があります。御社は優先順位と現時点で把握している本人の情報に基づいき、総合的ご判断ください。

□考え方①
できるだけ早く業務から外すことで情報漏洩リスクを低減したい場合、1か月前など早めに通知し、通知後、本人にしかできない仕事の引継ぎを除いて、業務から外します(もちろん、労働契約終了日までの給与は支給します)。

□考え方②
早すぎる通知は会社の利益に反する行為につながる恐れがあると判断する場合、労働契約満了の3日前、今回は2月7日前後に通知します(引き継ぎや片付けがあるため、さすがに当日通知は避けることが多いです)。


■通知方法

本人と面談の形で契約更新しないことを伝え、その場で《終止労働合同通知書》(社印押印済み)を渡し、署名してもらう。

#《終止労働合同通知書》は一式二部とし、1通は本人署名後に会社が保管し、1通は本人が保管します。テンプレートを添付します。ご参考ください(pw:〇〇)。

 

●社会保険料・住宅積立金の納付について
─────────────────────────────

本人の退職日は2月10日で、2月は月末まで働かなくても、退職した当月の社会保険料を納付する必要があります。

 

●経済補償金の計算について
─────────────────────────────

経済補償金は、従業員の当社での就業年数に基づき支給します。勤務年数1年毎に1か月の給与を支給します。6か月以上1年未満の場合、1年として計算します。6か月未満の部分は0.5か月として計算します。

ここで言う月平均給与とは、従業員と労働契約を解除または終了する前12か月の平均賃金を指します。

この「平均給与」は法律で定義されたもので、本人負担の社会保険・住宅積立金・個人所得税を控除する前の給与総額です。基本給・役職手当・残業代・各種法定手当・ボーナスなど会社が従業員に支給するすべての貨幣性収入を含みます。

 

また、経済補償金の計算基数は本人の離職前12か月の平均給与を使用しますが、この計算時は離職当月を含みません。本人が2月に離職する場合、前年度2月から今年1月までの平均で計算します。

 

●未消化の年次有給休暇の扱い
─────────────────────────────

■本人が退職当年度で取得できる年次有給休暇日数の算出:

年度途中で退職する従業員が取得すべき当年度の法定有休日数は以下の計算方法に基づいて確定し、計算後1日未満の部分は切り捨てます。

□計算方法:
退社日までの当年経過日数÷365日×当該従業員が当年度に得るべき法定有休日数(1日未満の部分は切り捨てて算出)

□例:
・本人の法定有給日数(年間ベース):15日
・退職日:2021年3月31日
⇒買取日数=90日÷365日×15日≒3.69日→3日


■未消化の法定有給休暇の取り扱いについて

上記の計算で未消化の年次有給休暇があると判明した場合、二つの対処法があります。

□方法①:会社が買い取る
未消化の法定有給休暇を本人日平均給与の3倍で買い取ります。ただ、この3倍には実際出勤分の支給済み給与を含むため、実際は本人日平均給与の2倍での買い取りとなります。

買い取り時に使う計算基数の「平均給与」は上記経済補償金の計算基数から残業代を控除した金額となります。

□方法②:労働契約終了前に消化させる
買い取りを避けるため、本人が離職する前に法定有給休暇を消化させることもできます。

 

●賞与の支給について
─────────────────────────────

本人の労働契約終了日(2/10)までに前年度の年終奨を支給しなかった場合、退職した本人に年終奨を支給する必要があるかどうかについて、御社の規定や慣例に従って実施すれば良いです。

#御社の就業規則第〇章第〇条には、賞与支給前に退職した場合、または辞表を提出した従業員は賞与の対象にはならないと記載されています。

 

●情報漏洩を防ぐための対策
─────────────────────────────

退職者からの情報漏洩を防ぐことは確かに難しく、対策も限られていますが、通常、二つのアプローチが考えられます。

□方法①:秘密保持契約を結ぶ
本人と秘密保持契約を結んでいるかどうかを確認し、もし締結していない場合、退職前に秘密保持を求めたいことについて合意し、秘密保持契約を結ぶことができます。

しかし、たとえ秘密保持契約を結んでいても、企業側が秘密保持違反を立証することは、一般に極めて困難です。このため秘密保持契約の実効性は、ほとんどないのが実態です。

また、退職直前に秘密保持契約書を締結するよう言われると、本人が拒否する可能性が高いため、入社時に締結することを推奨します。

□方法②:退社前の「脱密(秘密情報からの遮断)」できるだけ早く本人に契約を更新しないことを伝え、通知後に本人を業務から外し、労働契約終了まで秘密情報に触れさせないようにすることで、情報漏洩を一定の程度、回避できます。

#本人の給与は労働契約終了日まで支給する必要があります。

 

以上、ご確認ください。

 

【メール相談】給与制度について

給与制度について

Q:

Q①:給与額の設定ですが、上限は夢を与えるという意味で事務系と同じにしていいものでしょうか?下限値も事務系と製造、検査は同じにしようと考えています。同じにした場合のデメリットはありますか?他社であれば、事務系と製造、検査は差があるものでしょうか?

Q②:差があるのであれば、説得のポイントを教えて頂けないでしょうか?

 

A:

いただいたご質問について、コメントさせていただきます。

●ご質問①について

→まず、他社では同じにする場合も分ける場合もありますが、日系製造業においてはテーブルを分ける方が多いようです。理由は、主に二つ考えられます。

①総額のバランスを図るため(とくに製造の残業が多い会社)
②学歴を重視する中国の傾向にあわせ、事務の採用・維持のため事務をやや高めに

これを踏まえて、上限を同じにするデメリットとして考えられるのは、

・残業代をあわせると現場担当の給与が過大になってしまう(場合がある)
・背景や目的説明をしておかないと事務担当の士気が低下する(こともある)

といったことです。

 

ただ、分ける場合のデメリットももちろんあります(分ける場合は事務系が高くなります)。

・現場担当への理由説明ができるか
・課長クラス以上になると分ける意味がない(むしろ現場系の方が部下管理で優秀)
・事務担当が能力と関係なく自信過剰(現場系を見下す)になりがち

どちらにしても長短はありますので、会社の実情と何を重視するかによって判断してください。

 

●ご質問②について

→正直、正面から説得力ある説明は難しいと思います。他社の場合も、途中から差を設ける会社はほとんどなく、最初から(日本本社の制度をコピーして)分けています。

最初の採用時から分かれていれば、入社時や入社後にわざわざ分かれていることを説明する必要はありませんので、その会社における暗黙の了承事項として運用できます。

経営者の意向と現状を踏まえると、以下のようにするのがよいのではないでしょうか。

・上下限は同じにする(テーブルは一つ)
・残業代込みの処遇でバランスを図るため、新制度での格付けで各自を調整する
・課長以上は残業で給与を稼ぐのではなく、業績・成果で稼ぐように方向付ける

 

以上、ご検討ください。

 

【メール相談】サイバーセキュリティ法への対応について

サイバーセキュリティ法への対応について

Q:

【背景】
中国IT関連企業との面談で、サイバーセキュリティ法の話題が出ました。

サイバーセキュリティ法は2017年6月に施行されていますが、金融・医療・軍事関連企業には中国政府による調査が始まっているとの説明がありました。

2017年以降も改定を重ね、現在の規定は多岐に渡っており、重要情報の越境転送禁止以外にインターネットアクセス記録やサーバーのシステムログの保存期間も規定されています。未成年の個人情報転送禁止は施行済み、今後は成人も対象になる見込みです。


【懸念・確認したい事項】
*中国販社のノートPCは本社管理だが、今後は中国で管理が必要?
*CRM(ibc等)で海外拠点と共有する情報の限定が必要(客先の個人名はNG)?
*展示会で集めた名刺情報は個人情報のため本社との共有はNG?
*データ管理のためには本社情報システムではなく中国にサーバーが必要?


【お願いしたい内容】
■欧州のGDPRはグループ会社内であれば越境転送もOKとの救済措置もあるようですが、中国はどこまで厳格に実施するかは不明です。

そこで、中国各社ならびに、弊社グループとして、対策すべきは何かの相談をさせていただきたい。

 

A:

ご質問いただいたサイバーセキュリティ法に関するご質問ついて、コメントさせていただきます。

 

●背景
中国IT関連企業との面談で、サイバーセキュリティ法の話題が出ました。

サイバーセキュリティ法は2017年6月に施行されていますが、金融・医療・軍事関連企業には中国政府による調査が始まっているとの説明がありました。2017年以降も改定を重ね、現在の規定は多岐に渡っており、重要情報の越境転送禁止以外にインターネットアクセス記録やサーバーのシステムログの保存期間も規定されています。

未成年の個人情報転送禁止は施行済み、今後は成人も対象になる見込みです。

→「重要情報の越境転送禁止」について、中国の《網絡安全法》第31、35、37条で以下のように規定しています。

・国は、公共通信・情報サービス、エネルギー、交通、水利、金融、公共サービス、電子行政サービス等の重要業界及び分野や、一旦破壊若しくは機能の喪失又はデータの漏洩に遭遇すると、国の安全、国民の経済・生活及び公共の利益に重大な危害を及ぼす恐れのある重要な情報インフラについて、重点的な保護を実施する。

・これら重要情報のインフラは中国国内で保存しなければならない、且つ国外にこのような情報を発送するときに一定の制限を設けます。ただ、普通のビジネス情報、企業/個人情報等は、この限りではない。

また、「インターネットアクセス記録やサーバーのシステムログの保存期間」について、《網絡安全法》第21条で以下のように規定しています。

・ネットワークプロバイダは、ネットワークの運行状態及びネットワークの安全にかかる事件のモニタリング及び記録にかかる技術措置を講じ、なお且つ規定に従い関連するネットワークのログを少なくとも6か月間保存する。

・この規定はネットワークプロバイダ、即ちネットワークの所有者、管理者およびプロバイダに対する要求であり、一般ネットユーザーによるアクセス記録等の情報保存を求めているわけではない。

以上を踏まえ、いただいたご質問についてコメントさせていただきます。

 

●ご質問①
中国販社のノートPCは本社管理だが、今後は中国で管理が必要?

→上記の背景により、「国の安全、国民の経済・生活及び公共の利益に重大な危害を及ぼす恐れのある重要な情報インフラ」に触れない限り、中国販社のノートPCは中国で管理しても本社で管理しても特に問題ありません。

中国側の規定を重視するのであれば、中国側で管理するのが無難かもしれません。

 

●ご質問②
CRM(ibc等)で海外拠点と共有する情報の限定が必要(客先の個人名NG)?

→上述の通り、《網絡安全法》では、国の安全、国民の経済・生活及び公共の利益に関わる情報を国外に発送する「重要な情報インフラ」に対して一定の制限をかけましたが、一般顧客個人の氏名情報をロームグループ内の海外拠点と共有することに特別な制限はかけられません。

注意する点として、顧客個人情報および下記のご質問における名刺情報の秘密保全はしっかり行い、許可を得ずに第三者に漏洩してはなりません。

 

●ご質問③
展示会で集めた名刺情報は個人情報のため本社との共有はNG?

→個人情報とは単独で、またはその他情報と合わせて特定の自然人を識別できる各種情報のことを指すため、名刺は確かに個人情報の類に入ります。

《網絡安全法》第41条および《民法典(草案)》第1038条では「個人情報を利用する目的、方法と範囲は提供者の同意を得なければならず、同意を得ずに他人に不法に個人情報を提供してはならない」としています。

この「他人」および「不法提供」について法律では具体的な解釈がないため、会社がその従業員の集めた名刺をグループ企業内で共有することが「他人に不法に提供する」ことに当てはまるかどうかは不明です。

弊社は、展示会で集めた名刺は、原則として合理的な範囲内で本社と共有することができると考えます。リスク低減のためには、名刺を集める際に、本社と共有することについて当事者の承認を得るといった方法があります。

 

●ご質問④
データ管理のためには本社情報システムではなく中国にサーバーが必要?

→上記で説明したように、《網絡安全法》では、国の安全、国民の経済・生活及び公共の利益に関わる「重要な情報インフラ」の場合、データを中国で保存しなければならないと規定していますが、企業の生産・経営において生成・収集される一般ビジネス情報等のデータは本社の情報システムで管理を行うことが可能であり、中国にサーバーを設置して管理を行う必要はありません。

 

●お願いしたい内容
欧州のGDPRはグループ会社内であれば越境転送もOKとの救済措置もあるようですが、中国はどこまで厳格に実施するかは不明です。そこで、中国各社ならびに、弊社グループとして、対策すべきは何かの相談をさせていただきたい。

→GDPRはEU域内で適用される《通用数拠保護条例》であり、現在、最も厳しい個人情報保護法と言われていますが、中国では適用されません。中国の《網絡安全法》の立法目的はネットワーク全体の安全および国と社会の公共利益を守ることであり、拘束の主体はネットワークの建設者、運営者と監督部門です。

御社および御社グループが把握しているデータ情報が、上述の「重要な情報インフラ」に属さない場合、その情報を合理的に収集・利用し、内部で共有することを禁じていません。

ただ、一定程度、データ情報の管理と保守を強化することによって、改ざん・不法利用および外部に個人情報を漏洩する事件の発生を防ぐ必要はあります。

 

以上、ご確認ください。

ご不明点などございましたら、随時ご連絡ください。

 

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