【メール相談】従業員の契約終止について

従業員の契約終止について

Q:

契約一回目の従業員と労働契約を更新しないと考えていますが、以下のことについて確認したいです。

○本人への通達時期(契約期間は2月10日までです)
○契約解除を行う上での留意事項
※退職後、取引先等への情報漏洩などの懸念もあるため、防止対策などあればご教示頂きたくお願い致します。

 

A:

社員が退職する際の秘密漏洩防止を含めた主な注意点を以下にまとめました。

●契約不更新の事前通知について
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■通知のタイミング

固定労働契約の満了何日前までに、契約を更新しないと通知する必要があるかについて法的規定はありません。

実務では二つの考え方があります。御社は優先順位と現時点で把握している本人の情報に基づいき、総合的ご判断ください。

□考え方①
できるだけ早く業務から外すことで情報漏洩リスクを低減したい場合、1か月前など早めに通知し、通知後、本人にしかできない仕事の引継ぎを除いて、業務から外します(もちろん、労働契約終了日までの給与は支給します)。

□考え方②
早すぎる通知は会社の利益に反する行為につながる恐れがあると判断する場合、労働契約満了の3日前、今回は2月7日前後に通知します(引き継ぎや片付けがあるため、さすがに当日通知は避けることが多いです)。


■通知方法

本人と面談の形で契約更新しないことを伝え、その場で《終止労働合同通知書》(社印押印済み)を渡し、署名してもらう。

#《終止労働合同通知書》は一式二部とし、1通は本人署名後に会社が保管し、1通は本人が保管します。テンプレートを添付します。ご参考ください(pw:〇〇)。

 

●社会保険料・住宅積立金の納付について
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本人の退職日は2月10日で、2月は月末まで働かなくても、退職した当月の社会保険料を納付する必要があります。

 

●経済補償金の計算について
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経済補償金は、従業員の当社での就業年数に基づき支給します。勤務年数1年毎に1か月の給与を支給します。6か月以上1年未満の場合、1年として計算します。6か月未満の部分は0.5か月として計算します。

ここで言う月平均給与とは、従業員と労働契約を解除または終了する前12か月の平均賃金を指します。

この「平均給与」は法律で定義されたもので、本人負担の社会保険・住宅積立金・個人所得税を控除する前の給与総額です。基本給・役職手当・残業代・各種法定手当・ボーナスなど会社が従業員に支給するすべての貨幣性収入を含みます。

 

また、経済補償金の計算基数は本人の離職前12か月の平均給与を使用しますが、この計算時は離職当月を含みません。本人が2月に離職する場合、前年度2月から今年1月までの平均で計算します。

 

●未消化の年次有給休暇の扱い
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■本人が退職当年度で取得できる年次有給休暇日数の算出:

年度途中で退職する従業員が取得すべき当年度の法定有休日数は以下の計算方法に基づいて確定し、計算後1日未満の部分は切り捨てます。

□計算方法:
退社日までの当年経過日数÷365日×当該従業員が当年度に得るべき法定有休日数(1日未満の部分は切り捨てて算出)

□例:
・本人の法定有給日数(年間ベース):15日
・退職日:2021年3月31日
⇒買取日数=90日÷365日×15日≒3.69日→3日


■未消化の法定有給休暇の取り扱いについて

上記の計算で未消化の年次有給休暇があると判明した場合、二つの対処法があります。

□方法①:会社が買い取る
未消化の法定有給休暇を本人日平均給与の3倍で買い取ります。ただ、この3倍には実際出勤分の支給済み給与を含むため、実際は本人日平均給与の2倍での買い取りとなります。

買い取り時に使う計算基数の「平均給与」は上記経済補償金の計算基数から残業代を控除した金額となります。

□方法②:労働契約終了前に消化させる
買い取りを避けるため、本人が離職する前に法定有給休暇を消化させることもできます。

 

●賞与の支給について
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本人の労働契約終了日(2/10)までに前年度の年終奨を支給しなかった場合、退職した本人に年終奨を支給する必要があるかどうかについて、御社の規定や慣例に従って実施すれば良いです。

#御社の就業規則第〇章第〇条には、賞与支給前に退職した場合、または辞表を提出した従業員は賞与の対象にはならないと記載されています。

 

●情報漏洩を防ぐための対策
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退職者からの情報漏洩を防ぐことは確かに難しく、対策も限られていますが、通常、二つのアプローチが考えられます。

□方法①:秘密保持契約を結ぶ
本人と秘密保持契約を結んでいるかどうかを確認し、もし締結していない場合、退職前に秘密保持を求めたいことについて合意し、秘密保持契約を結ぶことができます。

しかし、たとえ秘密保持契約を結んでいても、企業側が秘密保持違反を立証することは、一般に極めて困難です。このため秘密保持契約の実効性は、ほとんどないのが実態です。

また、退職直前に秘密保持契約書を締結するよう言われると、本人が拒否する可能性が高いため、入社時に締結することを推奨します。

□方法②:退社前の「脱密(秘密情報からの遮断)」できるだけ早く本人に契約を更新しないことを伝え、通知後に本人を業務から外し、労働契約終了まで秘密情報に触れさせないようにすることで、情報漏洩を一定の程度、回避できます。

#本人の給与は労働契約終了日まで支給する必要があります。

 

以上、ご確認ください。

 

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